Переход на электронную трудовую книжку 2021

Переход на электронную трудовую книжку 2021
Традиционные трудовые книжки многие считают устаревшими. В 2019 году был утвержден закон, определивший порядок перехода на электронные трудовые книжки. Во всех российских компаниях в ближайшее время должен произойти этот процесс. Во избежание ошибок важно придерживаться пошагового алгоритма, который мы рассмотрим ниже.

Что такое электронная трудовая книжка?



Электронная трудовая книжка (далее – ЭТК) – это цифровой формат документа, который последовательно отражает этапы профессиональной деятельности наемного персонала в нашей стране.

Ее цель – зафиксировать процессы, связанные с «движением» работника в компании: дату приема и занимаемую должность, все перемещения, причину и день увольнения. Дополнительно в документе могут быть отражены результаты аттестации, присвоения квалификационных категорий и поощрения за качественный труд.

Компания заполняет трудовые книжки всех сотрудников, для кого эта работа — основная, с кем заключен трудовой договор. На совместителей записи по дополнительной работе в трудовую книжку не заносятся.

Ответственность за своевременность и правильность заполнения документа закон целиком возлагает на работодателя. 

Электронная трудовая книжка, как и бумажная, — источник разнообразных сведений о профессиональном пути человека. По ней осуществляют сверку стажа, подтверждают опыт, квалификацию потенциальных работников.

Закон о переходе на электронные трудовые книжки



Цифровизация документов о персонале регламентируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Теперь все работодатели должны создавать электронные записи о каждом штатном сотруднике и отсылать на специальный портал Пенсионного ведомства. Обращаем ваше внимание: работодатель теперь только передает сведения. Сама же электронная трудовая книжка, сохранность данных – теперь зона ответственности ПФР.

Переход на трудовые книжки в электронном виде начался в прошлом году. На тех граждан, кто устраивается на первую работу, бумажная трудовая книжка уже не заводится. Их прием и последующие перемещения сразу же отображаются только в цифровом формате.

Те, кто уже работает и у кого, соответственно, была заведена бумажная трудовая книжка, получают право выбора, в какой форме работодатель должен вести их книжку — в бумажной или электронной. Для тех, кто не успел определиться до конца 2020 года, работодатели продолжат вести трудовую в бумажном виде.

Новшества в законодательстве связаны с тем, что бумажные носители изживают себя. Их использование сопровождалось множеством ошибок, искажений и даже нарушений прав наемного персонала.

Главный плюс электронной трудовой – это то, что сотрудник сможет проверить полноту и правильность внесенных работодателем данных. Это можно сделать через личный кабинет на портале Госуслуг или заказав выписку в МФЦ.

Электронные трудовые книжки призваны сделать процесс фиксации фактов рабочей биографии человека прозрачным, контролируемым не только работодателем и сотрудником, но и государством.

Если оформлена электронная трудовая, то при достижении пенсионного возраста можно оформить заявление на выплаты онлайн, без посещения ведомства и сбора бумаг.

Преимущество нового формата этим не исчерпываются. Нередки случаи, когда нужно подтвердить стаж, а сделать это через запрос бывшему работодателю не представляется возможным, например, если компания больше не существует или не передала сведения в госархив должным образом при самоликвидации. В будущем такой проблемы у тех, кто перешел на трудовую книжку, не возникнет, ведь вся нужная информация уже в распоряжении пенсионных органов.

Статья по теме: Как заверить копию трудовой книжки

Хранение бумажных трудовых книжек у работодателя

Переход на электронные трудовые книжки в 2021 году. Пошаговая инструкция



Хотя пока сотрудник вправе самостоятельно решать, как вести трудовую книжку — в бумажном или электронном виде, работодатели обязаны начать внедрение электронных форм. Даже если руководитель организации уверен, что никто из персонала не хочет переходить на ЭТК. Причин две.

Во-первых, сотрудник может в любой момент передумать. Закон позволяет гражданам с любого дня попросить о переводе его трудовой в цифровой формат.

Во-вторых, новые формы отчетности все равно придется подавать в цифровом виде, даже если никто из сотрудников не перешел пока на электронную трудовую.

Статья по теме: Как восстановить трудовую при утере

Первый шаг. Издаём приказ



Руководитель организации обязан начать с составления приказа. В нём необходимо указать сроки перехода на электронные трудовые книжки пошагово и ответственных за его проведение.

Нерационально будет возлагать всю ответственность только на специалиста по персоналу. Специфика процесса такова, что необходимы слаженные усилия кадровой, юридической служб, IT-специалистов и бухгалтерии. Ну и конечно, сам руководитель предприятия должен быть вовлечен и проинформирован.

Малые предприятия практикуют привлечение исполнителей на аутсорсинге.

Второй шаг. Обеспечение технической готовности



На сайте Пенсионного фонда приведен список компьютерных программ, в которых возможно формирование сведений для электронной трудовой книжки. Они бесплатны. Эти программы были отобраны с учетом совместимости с ресурсами фонда, возможностей передачи электронной отчетности и обеспечения сохранности персональных данных. Необязательно использовать только их. Перечень является рекомендуемым. Специалисты выделяют в нем программы Spu_orb, «ПД СПУ», «Документы ПУ-6» как наиболее надежные даже для не очень мощных или старых компьютеров. Кроме этого, свои качественные продукты успели приготовить 1С и «Контур Экстерн».

Для передачи информации понадобится квалифицированная электронная цифровая подпись. Если ее еще нет, то на сайте Пенсионного фонда можно найти список рекомендованных удостоверяющих организаций.

Стоит провести технический аудит компьютера, в котором будет осуществляться формирование информации для электронной трудовой книжки и ее передача. Нужно обеспечить как противовирусную защиту, так и контроль доступа с целью соблюдения № 152 – ФЗ «О защите персональных данных».

Далее работодатель обязан заключить с Пенсионным фондом соглашение о ведении электронного документооборота. Для этого нужно подать заявление в отделение фонда того района, к которому относится и юридический адрес фирмы. Сроки согласования — не более двух рабочих дней.

Третий шаг. Прорабатываем формы уведомлений и заявлений работников



Работодатели должны в письменной форме проинформировать персонал о введении в России электронных трудовых книжек. 

В этом уведомлении должны содержаться: ссылка на новый закон, разъяснения о возможности выбирать вариант ведения документа, информация о том, что теперь все сведения о профессиональной биографии человека будут передаваться в ПФР и за их сохранность будет отвечать государство. В уведомлении стоит указать и срок, до которого желающие перейти на электронную трудовую должны написать заявление.

Письменное уведомление не отменяет и другие типы информирования. Можно провести собрание в коллективе, ответить на вопросы сотрудников. Или разместить информацию на корпоративных ресурсах и в мессенджерах.

Конечно, самым оптимальным по трудозатратам является вариант, когда все члены коллектива принимают одинаковое решение, например, всем перейти на электронные трудовые или всем остаться на бумажных. Но принуждать ни к какому из вариантов сотрудников нельзя, можно лишь работать с мнением персонала. Переход на электронные трудовые книжки и последние новости о практике реализации № 439 – ФЗ показывают, что нередки случаи, когда часть коллектива просит свои организации вести старые книжки, а другая часть предпочитает перейти на  ЭТК. Такой вариант нормам закона не противоречит.

Параллельно стоит подготовить образцы заявлений для обоих вариантов:

  • с просьбой продолжать ведение записей на бумажном носителе;
  • о желании иметь электронную трудовую книжку.

Дополнительно может понадобиться справка о переходе на электронную трудовую книжку.

Бумажная трудовая книжка в руках у работодателя

Четвертый шаг. Проверяем трудовые книжки работников в бумажном формате



Какое бы ни принял сотрудник решение относительно трудовой книжки, сведения об их профессиональной биографии придется указывать в новом бланке обязательной отчетности.

В бумажных трудовых книжках нередко встречались ошибки или описки. Их исправляли задним числом, объявляя запись недействительной и указывая верную информацию.

ЭТК повышает уровень требований к достоверности сведений. Поэтому необходимо провести внутренний аудит трудовых. Для этого стоит не только убедиться вообще в их наличии, но и тщательно проверить следующие данные:

  • ФИО (особенно если что-то менялось);
  • дату рождения;
  • образование (проверить, не был ли уровень повышен с момента последних записей в этой графе);
  • специальность и название должности;
  • даты движения персонала и номера приказов об этом;
  • правильное юридическое название работодателя;
  • печати;
  • полноту информации о смене должностей, функционала, квалификации (упущение записей о перемещениях внутри компании, карьерном росте – распространенная недоработка делопроизводителей);
  • правильность оснований в записях об увольнении, сделанных предыдущими нанимателями.

Возможно, некоторые книжки придется оперативно исправить. Если будут выявлены ошибки со стороны предыдущих работодателей, нужно на время выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку (под расписку) и объяснить, что ему нужно обратиться на прежнее место работы с требованием устранения ошибок.

Пятый шаг. Вносим изменения в локальные нормативные акты



Главный внутренний акт, который нужно будет пересмотреть в свете нововведений № 439- ФЗ, – правила внутреннего распорядка. Следует переработать разделы «Прием на работу» и «Сведения о профессиональной деятельности». 

В разделе «Прием на работу» важно отразить, что новые члены коллектива в момент трудоустройства теперь на свое усмотрение предоставляют или традиционную трудовую книжку, или данные о своей предыдущей карьере, включенные в ЭТК. В последнем случае данные передаются или в электронном виде с электронной цифровой подписью (ЭЦП) предыдущего работодателя, или в виде распечатанной заверенной выписки.

Исключение составляют трудоустраивающиеся впервые и совместители.

В разделе «Сведения о профессиональной деятельности» необходимо указать, что по просьбе сотрудника работодатель обязан выдать ему выписку из электронной трудовой книжки. Если сотрудник в это время работает в компании, то срок составляет три дня. Если увольняется, то сформированную выписку сотрудник должен получить без предварительного заявления, в момент подписания приказа об увольнении.

Стоит проанализировать, есть ли необходимость внесения поправок в иные локальные нормативные акты организации. Например, в Положения об аттестации, поощрениях и др. Новая редакция таких актов утверждается первым лицом компании. С внесенными изменениями все члены коллектива знакомятся под роспись.

Бумажная трудовая книжка, первый разворот

Шестой шаг. Готовимся к сдаче отчётности



После вступления в силу № 439-ФЗ у всех ИП и фирм с наемным персоналом есть новая обязанность — отправлять в ПФР информацию о сотрудниках в электронном виде. Был разработан специальный документ СЗВ-ТД.

Начали отправлять его в 2020 году, когда в компании появлялся новый сотрудник или когда члены коллектива досрочно писали заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Отчетность отправляется о каждом факте:

  • осуществления приема, перемещения или расторжения трудовых отношений;
  • поступления письменных распоряжений от членов коллектива о своем выборе варианта дальнейшего ведения ТК.

Отчет отправляется не позже середины месяца, следующего за произошедшим событием. 

Допустим, 24 февраля взят на работу новый сотрудник. Он уже перешел на электронную трудовую книжку, работая на предыдущем месте, и пришел с выпиской. Информацию о нем нужно отправить до 15 марта включительно. 

ИП и компании со штатом более 24 человек отсылают СЗВ-ТД только через интернет. Более мелкие фирмы могут пока отправлять в бумажном виде. Тем не менее, малым компаниям все равно стоит задуматься о получении ЭЦП. 

Седьмой шаг. Уведомляем работников о переходе на электронный формат трудовых книжек



Сотруднику вручается именное уведомление о процедуре введения в компании ЭТК. Важно ни о ком не забыть. Документ высылается Почтой России тем, кто находится в декрете, на длительной учебе или на длительном больничном, кто работает удаленно.

Кстати, трудовая книжка удаленных штатных работников теперь ведется именно в электронном режиме, что упрощает порядок оформления их на работу.

Далее собираются заявления от всех членов коллектива. У тех, кто решил сохранить традиционную форму трудовой книжки, ничего не меняется: параллельно с фиксацией информации для СЗВ, факты о событиях трудовой биографии письменно заносятся и в бумажную трудовую книжку.

В бумажных трудовых книжках тех, кто решил перейти на электронную форму, делается запись о переходе на электронную трудовую книжку. После чего заполнение бумажной трудовой прекращается.

Восьмой шаг. Возврат бумажных трудовых книжек



Всем сотрудникам, кто предпочел электронную трудовую книжку, работодатель должен вернуть их бумажные трудовые. Факт передачи указывается в книге учета движения трудовых книжек под роспись. 

Выдача трудовой книжки при переходе на электронную снимает с работодателя ответственность за судьбу документа и возлагает ее на его владельца.

Однако сотрудники могут письменно попросить нанимателя продолжать хранить их старые книжки. Если бумажная трудовая книжка не востребована владельцем, компания по-прежнему должна держать ее в сейфе.

В трудовых книжках тех сотрудников, кто решил остаться с бумажной трудовой, или кто до конца 2020 года так и не определился с формой ведения, организации продолжают делать записи по прежним правилам.

Записи в трудовой книжке

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках



Электронная трудовая книжка полностью идентична «предшественнице» в том плане, как отражается информация о карьере человека. В ней фиксируют:

  • ФИО;
  • образование;
  • полное юридическое название нанимателя;
  • место выполнения обязанностей;
  • должность и функция (допустим, менеджер по продажам и т.п.);
  • реквизиты приказов о трудоустройстве, перемещениях внутри предприятия;
  • присвоенную квалификацию;
  • основание и дату расторжения договора.

Отличие состоит в том, что в старом варианте по желанию человека или согласно формулировкам приказов фиксировали факты получения поощрений, благодарственных и почетных грамот. Теперь собирать и хранить эти данные уже будет обязан сам работник.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки



Часто задаваемый запрос на консультации у экспертов – а обязателен ли переход на электронные трудовые книжки? 

Для работодателя ответ, безусловно, положительный. Организационные процедуры придется выполнить всем ИП и организациям в принятые законом сроки.

Уведомления о порядке перехода должны были быть вручены всем сотрудникам до середины 2020 года. Отсутствие этого документа трудовая инспекция вправе расценить как нарушение требований государства и ущемление прав наемного персонала. Работодателям по нормам ст.5.27 КоАП может грозить штраф от 30 до 50 тысяч за каждый выявленный случай.

Сотрудникам на принятие решения отводился срок до начала 2021 года. Для неопределившихся работников на этот период сохранялось ведение бумажной версии. С 1 января 2021 года обязательна подача СЗВ о всех сотрудниках.

С работодателями разобрались, а обязательно ли переходить на электронные трудовые сотрудникам? Пока у работающих граждан есть возможность самим решать, какой вариант ведения трудовой книжки его больше устраивает. Работодатели не имеют права принуждать членов коллектива ни к какому решению.

Выбрав ведение трудовой книжки в бумажной форме, человек может позже передумать. А вот возврат от электронной трудовой книжки к бумажному виду уже невозможен.

Конечно, на переходном этапе нередки жалобы на сбои специального информационного портала ПФР, на необходимость дополнительных организационных и финансовых расходов по созданию условий формирования цифровых сведений для ЭТК. Но процесс, запущенный № 439 – ФЗ, необратим. Такой вариант отражения данных о профессиональной деятельности работающих более прогрессивен, соответствует требованиям цифровой эпохи, интересам всех участников трудовых отношений и государства.

Принятые формы отчетности и требования к процедурам будут постепенно совершенствоваться и уточняться. Сотрудникам отделов персонала, бухгалтерам и руководителям стоит уделить внимание инновациям в трудовом законодательстве, а возможно — пройти курсы повышения квалификации или обратиться за консультацией к экспертам.

Поделиться в соц. сетях
Оцените статью
494 просмотра
01 марта 2021, 11:08
Размещенные на сайте материалы, включая статьи, могут содержать информацию, предназначенную для пользователей старше 18 лет, согласно Федерального закона №436-ФЗ от 29.12.2010 года "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию". 18+.